5 Schritte zur Travel Management Software Viatos
Unser Ziel ist es, dass Sie als Fachentscheider sich nicht mit IT-Fragen auseinandersetzen müssen. Deshalb beraten wir Sie als Erstes fachlich. So können Sie sich den Beratungs- und Kaufprozess bei uns vorstellen
1. Sie fragen über die Website oder telefonisch bei uns an
2. Wir zeigen Ihnen unsere Reisekosten-Lösung in einer Online-Präsentation und gehen auf all Ihre Fragen ein.
3. In einem gemeinsamen Workshop werden Ihre spezifischen Anforderungen an die Software definiert. Hier werden Ihre IT-Verantwortlichen mit einbezogen, um die Integration der Software in Ihre internen Prozesse und die Systemlandschaft zu besprechen.
4. Das Ergebnis des Workshops ist eine verbindliche Spezifikation mit der kompletten Anforderungsbeschreibung. Wir nennen Ihnen Festpreis und Termin der betriebsfähigen Bereitstellung Ihrer Viatos-Lösung.
5. Die Reisekosten-Software steht für Ihre Funktionsüberprüfung bereit und geht danach an den Start:
- als SaaS im Viatos-Rechenzentrum
- als Lizenz-Software auf Ihrer eigenen Server-Infrastruktur
- mit individuellem Outsourcing-Service von Viatos.
Das Viatos Service-Team begleitet Sie durch alle Phasen der Einführung und ist für Ihre Ansprechpartner während des Betriebs im Support-Fall verfügbar.
Haben Sie Fragen? Dann rufen Sie uns an: Telefon 034203 61-0
Haben Sie Interesse? Zur Online-Demo anmelden.
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Viatos als Software |
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Know-how-Transfer aus der Praxis für die Praxis
Die Erfahrung aus mehr als 15 Jahren Travel Management-Praxis zeigt, dass sich Optimierungs- und Einsparpotenziale im Geschäftsreiseprozess häufig erst dann offenbaren, wenn das Thema „intelligentes Reisekostenmanagement“ auf dem Tisch liegt. Daraus ist ein praxis- und zielorientiertes Beratungsangebot entstanden, das Unternehmen bei Bedarf in Anspruch nehmen können. Das Angebot umfasst:
- die Analyse unternehmensinterner Geschäftsreiseabläufe und -strukturen: Schwachstellen und ineffiziente Methoden etwa durch Medienbrüche oder Doppelerfassungen in redundanten Systemen werden aufgedeckt
- die Erstellung und Implementation von Reiserichtlinien und optimierten Workflows
- die Planung und Erstellung von Ausschreibungen
- die fachliche, organisatorische und technische Beratung in Geschäftsprozessen
Unternehmen, für die Travel Management und Reiserichtlinien noch Neuland sind, profitieren von einem Know-how-Transfer, der auf langjähriger Praxisarbeit basiert und mit praxiserprobten „Best Solutions“ gewachsen ist. Die Beratungsdienstleistung wird unabhängig von einer Produktentscheidung für Viatos angeboten.
Implementierung der Reisekosten Software
In kurzer Zeit einsatzbereit
In einem Workshop werden die Eckpunkte des modularen und prozessorientierten Systemaufbaus sowie Workflows, Regelwerk und Schnittstellen definiert. Nach der Konfiguration, die in Regel nur weniger Tage bedarf, ist nach einer Testphase das Reisekosten-System funktional voll einsatzfähig und kann an den Start gehen.
Datenimport /Datenexport
Automatisierte Schnittstellenprozesse sorgen dafür, dass Viatos über jede Veränderung in Ihrem Unternehmen (Personal, Buchhaltung, Controlling) und bei den Reisepartnern (Buchungssysteme, Kreditkarten) stets auf dem Laufenden ist. Gleichzeitig exportiert Viatos alle Daten aus den Reisekostenabrechnungen in Ihre Unternehmenssysteme (Lohn- und Finanzbuchhaltung, Controlling u.a.).
Viatos verbindet sich problemlos mit den verschiedensten vor-, neben- und nachgelagerten Systemen. Datenim- und -exporte erfolgen standardisiert über einen Schnittstellenserver in den Formaten ASCII, XML, DB und TCP/IP. Viatos lässt sich auch hervorragend in eine SAP-Landschaft einbetten: Ein spezieller Viatos-Broker kommuniziert via Webservices mit der Middleware des SAP Business Connectors und generiert dort das entsprechende iDoc-Format für SAP-konforme Datensätze.
Systemintegration
Um alle Funktionen von Viatos nutzen zu können, reicht eine Netzverbindung (Internet/Intranet/VPN) und ein Browser für den Nutzer aus. Als webbasierte Lösung lässt sich Viatos besonders einfach in unternehmenseigene Intranets oder Reiseportale einbinden. Eine automatische Freischaltung kann über ein sogenanntes Single-Sign-On realisiert werden. Viatos kann auf Wunsch auch als Whitelabel-Produkt eingebunden werden.
Datensicherheit
Ihre Daten sind bei uns sicher. Sie treffen die Entscheidung, wo die konfigurierte Anwendung liegen soll: Inhouse oder in einem deutschen Hochsicherheits-Rechenzentrum von Viatos. In einer „Private Cloud“ sind die Zugangsrechte und die sensiblen unternehmensinternen Daten mit den höchsten Sicherheitsstandards versehen. Auf Wunsch realisieren wir Viatos auch als Lizenzsoftware, die direkt in die Systemlandschaft Ihres Unternehmens integriert wird. Hier arbeiten wir eng mit Ihrer IT-Abteilung zusammen.
Kosten
Unsere Abrechnungsmodelle sind flexibel und individuell. Viatos kann als Lizenz-Software eingesetzt werden oder transaktionsabhängig nach der Anzahl der Reisekostenabrechnungen bzw. als monatliche Flat-Rate abgerechnet werden. Die TCO (Total Cost of Ownership) fallen bei Viatos 30 bis 50 Prozent niedriger aus als bei anderen Systemlösungen mit vergleichbarem Leistungsvermögen.
Support für die Abrechnung von Reisekosten
Wer sich für Viatos entscheidet, entscheidet sich nicht nur für eine ideale Lösung im Reisekostenmanagement, sondern auch für einen serviceorientierten, starken Partner an seiner Seite. Drei Dinge gehören unverzichtbar zum Servicepaket:
- Der bedarfsgerechte Zuschnitt, die unternehmensspezifische Konfiguration und Implementation im Unternehmen: Wir setzen unser fachliches und technisches Know-how gezielt ein, um Ihre Anforderungen an ein optimales Reisekostenmanagement-System passgenau umzusetzen.
- Ein regelmäßiger Update-Service: Sobald gesetzliche Änderungen im Einkommensteuergesetz oder Reisekostenrecht wirksam werden, sind sie garantiert in Viatos bereits auf aktuellstem Stand hinterlegt.
Auch stellen wir Ihnen alle Verbesserungen und Fehlerbeseitigungen innerhalb des erworbenen Release der Software zur Verfügung. - Eine Hotline, über die ein persönlicher und individueller Kundenservice stets erreichbar ist: Auch wenn Viatos für den Anwender so einfach und intuitiv zu bedienen ist, dass keine Schulungen nötig sind – falls Fragen auftauchen, leisten wir prompte Hilfe.
Die sogenannten „Power User“ in Ihrem Unternehmen, die mit Administratorenrechten ausgestattet werden und daher die Systemkonfiguration von Viatos verändern können, werden von unseren Spezialisten selbstverständlich gründlich eingewiesen. Hierbei bestimmen Sie den Grad der operativen und der strukturellen Administration selbst. Über ein spezielles Service Level Agreement (SLA) unterstützen wir Sie in der strukturellen Administration, wie z.B. die Definition von Workflows zur Optimierung des Reisekostenmanagements.
Keine Anforderung bleibt unerfüllt
Unternehmerische Anforderungen verändern sich – und dasselbe gilt für die Geschäftsreiseprozesse und -abläufe in Unternehmen. Systempflege und Updates in der Konfiguration lassen sich nach einer Einweisung durch Viatos spielend inhouse erledigen. Alternativ können Sie die gesamte Administration von Viatos aber auch in unsere erfahrenen Hände legen. In dem Fall übernehmen wir für Sie die gesamte Systempflege und Wartung mit sämtlichen Updates, wenn sich Workflows, Genehmigungsverfahren oder Reiserichtlinien verändern – bis hin zu kundenindividuellen Reportings für das Controlling oder Auswertungen für die Wirtschaftsprüfung. Im Rundum-Sorglos-Paket kann auch das Hosting des Systems in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum von Viatos eingeschlossen werden.
Das Team von Viatos besteht aus einem Mix erfahrener Spezialisten für Softwareentwicklung, Consulting, Support und Vertrieb. Damit steht Ihnen eine breite Kompetenz-Basis für die Projektumsetzung und Sicherstellung eines optimalen Betriebs im Reisekostenmanagement zur Verfügung. In einem Service-Level-Agreement definieren Sie, welche Aufgaben wir für Sie übernehmen dürfen. Denn wir wollen, dass Sie langfristig erfolgreich und zufrieden sind.