Business Travel Management mit Viatos

 kostensenkend, prozessoptimiert

Viatos senkt die Prozesskosten im Reisekostenbereich erheblich. Mobile Erfassungsmöglichkeiten und Integration von Buchungsportalen und Kreditkarten, sowie die Anbindung an die firmeninterne EDV senken den Zeitaufwand für die manuelle Erfassung deutlich. Zudem erfolgen Prüfung und Abgleich mit Reiserichtlinien, rechtlichen Aspekten sowie Währungswechsel automatisch und tagesaktuell.

 SaaS, modular

Sie sagen uns, was Sie benötigen. Wir passen Viatos modular für das Reisekosten-Management Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution an und begleiten die Einführung Ihrer neuen Lösung persönlich Schritt für Schritt. Der modulare Aufbau von Viatos erfüllt individuelle Anforderungen mit einem hervorragenden Preis-Leistungsverhältnis. Ihr Viatos kann jederzeit mit Ihren Wünschen wachsen:  Erweiterungen sind zu jedem späteren Zeitpunkt möglich.

Viatos steht als moderne Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung aber kann ebenfalls auch auf der kundeneigenen Server-Infrastruktur betrieben werden.

flexibel, skalierbar, mandantenfähig

Höchst flexibel bildet Viatos die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens ab. Viatos ist skalierbar und mandantenfähig, so dass die Software für alle Unternehmensgrößen – in Deutschland oder weltweit – eingesetzt werden kann. Optional gibt es eine White-Label Option für kundenspezifisches Look and Feel. Erweiterungen und Anpassungen im laufenden Betrieb sind möglich.

 exakt, rechtssicher, transparent

Web 2.0-Technologie ermöglicht die unkomplizierte & intuitive Erfassung aller Reisedetails, Eingaben werden in Echtzeit Plausibilitätsprüfungen unterzogen und mit internen und externen Vorgaben abgeglichen. So beherrscht Viatos u.a. die Hinterlegung folgender Rahmenbedingungen:

Für Unternehmen:
-Deutsches Einkommensteuergesetz (EStG)
-Unternehmensspezifische Reiserichtlinien mit Abweichungen
zum Gesetz
-Ausländische Regelungen

Für Institutionen des öffentlichen Sektors:
-Bundesreisekostengesetz (BRKG)
-Landesreisekostengesetze (LRKG)
-Institutionsspezifische Abweichungen von den Gesetzen

Viatos wächst mit Ihren Anforderungen

Wachsen die Anforderungen in puncto Reisekostenmanagement, wächst Viatos einfach mit: Optional werden E-Mails oder mobile Apps in den Genehmigungsprozess eingebunden, so dass der vielbeschäftigte Chef auch von unterwegs aus mittels seines Smartphones reagieren kann. Ein echter Zeitgewinn!

Mobile Apps

Zur Beschleunigung von Genehmigungsprozessen steht die Viatos Smartphone App für iOS (iPhone) und Android zur Verfügung. Reisende können so eine zügige Freigabe ihres Reisewunsches erhalten.

Unterwegs können die Mitarbeiter Reisevorgänge anlegen und Belege fotografieren, so dass sie im nächsten Moment bereits online in der Abrechnung auftauchen.

Kreditkartenschnittstelle

Bezahldaten aus Kreditkarten ermöglichen eine große Beschleunigung bei der Erfassung von Reisekosten.

Bereits bei der Bezahlung von Reiseleistungen entstehende Daten können automatisch in die Abrechnung des jeweiligen Mitarbeiters eingespielt werden, so dass nur noch die Zugehörigkeit zur Reise bestätigt werden muss. Ohne manuelle Eingaben und, je nach Kartenanbieter, auch in täglichem Rhythmus.

Dies funktioniert mit Viatos für

-Reisestellenkarten (auch „Company Account“ oder „BTA“) und

-Persönliche Kreditkarten (auch „Corporate Cards“)

Viatos bietet diese hilfreiche Erweiterung für Karten des Partners  Lufthansa AirPlus sowie von American Express und der Degussa Bank.

Wechselkurse

Sobald Reisekostenbelege in Fremdwährungen auftauchen, erweisen sich hinterlegte Wechselkurse als großer Vorteil: Ist zum Beispiel die Hotelrechnung in US-Dollar oder Schweizer Franken ausgestellt, rechnet Viatos den Betrag automatisch in Euro um – und zwar nach den rechtlichen Vorschriften zu dem offiziellen Kurs, der an dem Tag Gültigkeit hatte. Die tagesaktuellen Währungs- und Wechselkurse bezieht Viatos automatisch über eine Schnittstelle zur EZB (Europäische Zentralbank).

Reporting

Dynamisch generierte Reports ermöglichen Kostentransparenz auf allen Ebenen der Dienstreise und verursachergenaue Zuordnung nach Kostenstellen, Projekten, Mitarbeitern und vielen weiteren Markmalen. So ergeben sich für Ihre Organisation umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten auf Knopfdruck.

Auf Wunsch versorgt Viatos auch nachgelagerte Business Intelligence Systeme mit Daten für tiefergehende Analysen.

CO₂-Emissionen

Für Unternehmen, die die CO₂-Emissionen ihrer Geschäftsreisen erfassen und bilanzieren möchten oder müssen, hat Viatos die nachhaltige Mobilität messbar gemacht. Basierend auf dem anspruchsvollen, vom Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) und der Klimaschutzagentur Atmosfair erarbeiteten Standard, bietet Viatos auf Belegebene die systematische, vollständige Datenerfassung aller CO₂-relevanten Geschäftsaktivitäten. Der Datensatz kann im Atmosfair-kompatiblen Format direkt an die Klimaschutzorganisation exportiert werden