Fragen & Antworten zur Reisekostenabrechnung mit Viatos
Im folgenden Bereich finden Sie eine Aufstellung aller häufiger gestellten Fragen zur Abrechnung von Reisekosten bei Dienstreisen, Reisekostenabrechnung im Ausland sowie aktuell gesetzlichen Vorgaben und wie diese in Viatos verarbeitet werden.
Wie erfolgt die Berechnung von Reisekosten in Viatos?
Mit Viatos werden Reisekosten stets nach den geltenden Gesetzen, Vorschriften und tariflichen Bestimmungen abgerechnet. Darüber hinaus können beliebig viele Berechnungsmodelle zur Abbildung individueller Reiserichtlinien konfiguriert werden.
Bei Bedarf können sogar einzelnen Personen oder Personengruppen, wie z.B. dem Geschäftsführer oder Bereichsleiter, gesonderte Berechnungsmodelle zugeordnet werden.
Welche Browser werden von Viatos unterstützt?
Garantiert wird die volle Funktionsfähigkeit auf dem Internet Explorer (ab IE 7) und alternativ jeweils in der aktuellsten Version auf Mozilla Firefox, Google Chrome und Safari.
Brauchen alle Mitarbeiter, die Viatos nutzen wollen eine Schulung?
Nein, die Reisenden & Genehmiger benötigen in der Regel keine Schulung. Die Benutzeroberfläche von Viatos ist klar strukturiert und intuitiv bedienbar.
Zum Anlegen und Abrechnen von Geschäftsreisen in Viatos ist keine Schulung erforderlich. Einige Mitarbeiter (sog. Power-User bzw. Administratoren) werden mit der Übergabe der Reisekosten-Lösung vom Viatos-Team individuell geschult und dadurch befähigt, selbst den First-Level-Support im eigenen Unternehmen zu leisten.
Sie werden dadurch zu Multiplikatoren für alle Viatos-Nutzer in Ihrem Unternehmen.
Kann Viatos mehr als Reisekosten korrekt abrechnen?
Ja. Viatos erhöht signifikant die Effizienz aller Geschäftsreiseprozesse. Vom Reiseantrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung, Prüfung und sogar der Vorkontierung schafft die Viatos-Lösung einen optimierten, medienbruchfreien Prozess.
Was brauche ich, um Viatos in meinem Unternehmen nutzen zu können?
Nur einen gängigen Browser und eine Netzverbindung (Internet, Intranet, VPN).
Wie wird Viatos bereitgestellt?
Sie können Viatos entweder als Service nutzen oder klassisch als Software, die in Ihrem Rechenzentrum installiert wird.
Gibt es Viatos als reine Standard-Lösung?
Natürlich können Sie Viatos auch ausschließlich als reine Reisekosten-
Abrechnungssoftware ohne Antrags-und Genehmigungsprozesse und ohne Anbindung an vor-oder nachgelagerte Systeme nutzen.
In diesem Fall erschließen Sie zwar nicht die volle Funktionsfähigkeit der Viatos-Lösung, können die Reisekosten in Ihrem Unternehmen aber ebenfalls jederzeit rechtskonform berechnen.
Viatos erlaubt außerdem Belegabrechnungen ohne zugehörige Reise, z.B. bei Bewirtung von Geschäftspartnern oder Wartungskosten für Dienstwagen.
In welchen Sprachen kann man Viatos nutzen?
Aktuell können Sie die Viatos-Lösung mit einer deutschen oder englischsprachigen Oberfläche nutzen. Weitere Sprachversionen sind demnächst auf Anfrage verfügbar.
Kann die Viatos-Oberfläche optisch angepasst werden?
Ja. Die Benutzeroberfläche von Viatos kann flexibel in unterschiedlicher Tiefe angepasst werden. So sind beispielsweise spezielle Eingabe-Pflichtfelder definierbar. Die nicht benötigten Eingabefelder werden in Viatos einfach ausgeblendet.
Sind in Viatos auch Layoutanpassungen möglich?
Ja. Wenn Sie wünschen, wird z.B. Ihr Unternehmenslogo in die Oberfläche eingebunden. Darüber hinaus können u.a. das Farbschema und die Beschriftungen der Eingabefelder auf Basis des kundeneigenen Style-Guides individuell angepasst werden.
Wie verfährt Viatos mit Fremdwährungen?
Wechselkurs-Daten kann Viatos automatisch von externen Anbietern tagesaktuell importieren und im System für eine wählbare Dauer vorhalten. Möglich ist sowohl der Import von Daten der Europäischen Zentralbank als auch anderer Provider.
Wenn Sie dies wünschen, kann Viatos stets die aktuellen Wechselkurse der Hausbank Ihres Unternehmens verwenden.
Die durch Import bereitgestellten Wechselkurse sind manuell durch den Nutzer überschreibbar.
Können in Viatos auch Reise-Etappen erfasst werden?
Ja. Um besonders lange Geschäftsreisen einfach und übersichtlich zu erfassen, können diese Reisen in Viatos in einzelne Teilabschnitte (Etappen) untergliedert werden.
Können Abrechnungen auf eine abweichende Kostenstelle gebucht werden?
Ja, die für einen Mitarbeiter in Viatos hinterlegte Stammkostenstelle kann vom Nutzer für einzelne Abrechnungen oder Reiseanträge geändert werden.
Können Vorschusszahlungen in Viatos erfasst werden?
Ja. Vorschusszahlungen sind sowohl in Euro als auch in Fremdwährung konfigurierbar. Über einen direkten Datenaustausch zwischen Viatos und Ihrer Bank können Vorschüsse auch kurzfristig zahlbar gemacht werden.
Können gescannte Belege in Viatos hochgeladen werden?
Ja. Belege können über einen üblichen Scanner eingelesen und in jeder Reisekostenabrechnung gespeichert werden. Für andere Personen, die diese Reise mittels Viatos einsehen (z.B. Vorgesetzte für die Genehmigung, Buchhaltung für die finale Prüfung & Auszahlung) sind diese ebenfalls direkt aus der Abrechnung heraus sichtbar.
Kann Viatos auch Auslandsreisen korrekt abrechnen?
Ja. Viatos erlaubt die Eingabe und Abrechnung von Auslandsreisen mit beliebig vielen Grenzübertritten.
Wie behandelt Viatos Reiseunterbrechungen?
Viatos ermöglicht die Eingabe von Reiseunterbrechungen und bildet damit auch sog. „gemischte“ Geschäftsreisen korrekt ab. Bei der Reisekostenabrechnung werden Privatanteile innerhalb von Geschäftsreisen somit rechtssicher abgerechnet.
Sind in Viatos Sammelabrechnungen möglich?
Ja. Beispielsweise können mehrere aufeinanderfolgende Geschäftsreisen eines Außendienstmitarbeiters mit Viatos bequem in einem Abrechnungsvorgang zusammengefasst werden.
Da eine gegenseitige Verrechnung zwischen den Einzelreisen gesetzlich nicht erlaubt ist, wird dieses Vorgehen auch in Viatos nicht ermöglicht.
Wie erfolgt die Erfassung von Belegen mit unterschiedlicher Umsatzsteuer?
Wenn beispielsweise die Hotelübernachtung mit 7%, das Hotelfrühstück aber mit 19% versteuert wird, kann Viatos die Belege sehr einfach in einzelne Posten splitten, die jeweils mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen belegt sind.
Kann der Geschäftsreisende die Erfassung der Reisedaten an seine Assistentin delegieren?
Ja, hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Viatos bietet ein ausdifferenziertes Rollen-und Rechtekonzept. Eine Assistenz-Funktion berechtigt beispielsweise Sekretariate zum Anlegen und Abrechnen von Geschäftsreisen für Mitarbeiter und Vorgesetzte.
Wer nutzt wie die Viatos-App?
Die Viatos App kann den Genehmigungsprozess für eine Geschäftsreise oder Reisekostenabrechnung beschleunigen. Dank des konfigurierten Workflows werden alle zu genehmigenden Reiseanträge und Abrechnungen automatisch an den korrekten Ansprechpartner weitergeleitet. Dieser kann die Genehmigung der Abrechnung sodann auch auf dem Smartphone via Viatos App genehmigen.
Kann Viatos einen Genehmigungsprozess vor der Geschäftsreise abbilden?
Ja. In Viatos sind Antrags-und Genehmigungsprozesse mit beliebig vielen Genehmigern vor und nach der Reise möglich. Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen können somit problemlos von verschiedenen Personen oder auch Personengruppen genehmigt werden.
Kann Viatos die Mitarbeiter-Stammdaten aus unserem Personalsystem übernehmen?
Natürlich! Die Stammdaten werden bei der anfänglichen Erstbefüllung im Zuge der Einrichtung zu Viatos übertragen. Notwendige Aktualisierungen der Daten sind sowohl asynchron oder synchron (Echtzeit) möglich. Alternativ können Sie Datenbestände auch innerhalb der Viatos-Admin-Oberfläche manuell anpassen.
Können Kreditkarten-Belege automatisch importiert werden?
Ja. Dank der bestehenden Schnittstelle zu AirPlus, werden die Belege der Company und Corporate Cards automatisch in Viatos integriert. Die Zuordnung der Corporate Cards-Daten erfolgt über die Personalnummern. Company-Cards-Daten müssen bei der Buchung mit Reisenden referenziert werden. Der Nutzer muss diese Belege nur noch der jeweiligen Reise zuordnen. Eine manuelle Belegerfassung entfällt.
Wie erfolgt die Software-Anpassung bei steuerlichen Änderungen?
Beispielsweise die jährliche Anpassung der Sachbezugswerte oder auch grundsätzliche Änderungen (z.B. der Umsatzsteuer) werden direkt in Viatos eingepflegt. Abhängig vom gewählten Viatos-Modell und der mit Ihnen getroffenen Servicevereinbarung aktualisieren wir Ihr Viatos-System eigenständig bzw. stellen Ihnen die erforderlichen Aktualisierungsdateien zum Download zur Verfügung. Viatos erfährt in der Regel zwei Aktualisierungen pro Jahr (zum Jahreswechsel und in der Jahresmitte).
Sind unsere Daten in Viatos sicherer als bisher?
Papierlösungen zur Reisekostenabrechnung, die teils unverschlossen zugängig sind, sind aus datenschutzrechtlicher Sicht echte Sicherheitslücken. Viatos arbeitet dagegen mit elektronischen Dokumenten, die verschlüsselt übertragen bzw. in einer SQL-Datenbank abgelegt werden.
Wie sicher ist mein Login zu Viatos?
Viatos hat gesicherte Zugänge durch Nutzerkennung und ein Passwort, das der Nutzer selbst ändern kann. Das Passwort ist nur dem Nutzer bekannt.
Wenn ich Viatos als Service nutze: wo liegen dann meine Daten?
Die Daten befinden Sie in einem nach IOS 27001 & 9001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Es wird eigene Server Technik betrieben auf die auch nur Viatos Zugriff hat.
Wie melde ich System- oder Anwenderprobleme?
Erste Ansprechpartner für die Viatos-Nutzer sind die speziell geschulten Mitarbeiterinnen & Mitarbeiter im Hause des Kunden („Multiplikatoren“). Sollten Anfragen hier nicht eigenständig zu klären sein, bietet das Viatos-Service-Team den Multiplikatoren einen E-Mail-Support-Service.
Wie sind die Servicezeiten?
Der E-Mail-Support-Service steht montags bis freitags, außer an bundeseinheitlichen und sächsischen Feiertagen, in der Zeit von 08:30 bis 17:00 Uhr zur Verfügung.